Quy trình hoạt động báo chí chuyên ngành

1. Mục đích

Qui trình này qui định về trách nhiệm và phương pháp thực hiện việc bình duyệt, biên tập, phát hành tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải và các tài liệu liên quan đến các bài báo chuyên ngành của các đơn vị thuộc Trường Đại học Hàng hải.

2. Phạm vi

Qui trình áp dụng cho việc bình duyệt, biên tập, phát hành lưu trữ, bảo quản, huỷ các loại hồ sơ:

- Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải của Trường Đại học Hàng hải.

- Các Tập san, chuyên đề khoa học, bài báo của các đơn vị thuộc Trường Đại học Hàng hải.

3. Tài liệu viện dẫn

1. Quyết định về hoạt động KHCN trong các Trường Đại học, số 19/2005/QĐ-BGD-ĐT, ngày 15/06/2005 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT.

2. Quyết định về việc ban hành Quy định hoạt động KHCN của Trường Đại học Hàng hải, số 2638/QĐ-ĐHHH, ngày 30/09/2004 của Hiệu trưởng Trường Đại học Hàng hải.

3. Quyết định về việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của Hiệu trưởng Trường Đại học Hàng hải.

4. Giấy phép hoạt động báo chí của Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải, số 118/GP-BVHTT, ngày 31 tháng 12 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ VHTT.

5. Thông báo về việc cấp mã số chuẩn quốc tế (ISSN) cho Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải, số 422/TTKHCN-ISSN, ngày 03 tháng 11 năm 2009 của Giám đốc Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia.

4. Định nghĩa

4.1. Bài báo khoa học: là một bài báo có nội dung khoa học được công bố trên tập san khoa học sau khi đã qua hệ thống bình duyệt của tập san. Bài báo khoa học phải là một công trình nghiên cứu khoa học chứa đựng những thông tin, kết quả nghiên cứu mới.

4.2. Tài liệu: là văn bản hướng dẫn cách thực hiện một hoạt động hay một công việc, bao gồm:

- Thể lệ đăng bài theo biểu mẫu (BM.01-QT.KHCN.05).

- Tài liệu hướng dẫn trình bày một bài báo khoa học theo biểu mẫu (BM.02-QT.KHCN.05).

- Tài liệu hướng dẫn các nội dung bình duyệt của bài báo khoa học theo biểu mẫu (BM.03-QT.KHCN.05).

- Tài liệu hướng dẫn lập hợp đồng in tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải theo biểu mẫu (BM.04-QT.KHCN.05).

- Tài liệu hướng dẫn lập biên bản nghiệm thu và thanh toán hợp đồng in tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải theo biểu mẫu (BM.05-QT.KHCN.05).

- Tài liệu danh mục hồ sơ khoa học theo biểu mẫu (BM.06-QT.KHCN.05).

- Sổ mượn trả hồ sơ tạp chí theo biểu mẫu (BM.07-QT.KHCN.05)

5. Nội dung

Lưu đồ thực hiện quy trình quản lý hoạt động báo chí chuyên ngành

5.1. Trách nhiệm

5.1.1. Trách nhiệm của Tác giả

Tác giả bài báo là người chịu trách nhiệm chính và trực tiếp trước Cơ quan, đơn vị quản lý tạp chí, tập san (Cơ quan chủ quản - cấp quản lý tạp chí, tập san mà tác giả có bài báo đăng) về nội dung, chất lượng và tuân thủ qui định trình bày của bài báo gửi đăng.

Các nội dung được đề cập đến trong phạm vi bài báo phải đảm bảo tuân thủ theo qui định của pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Tác giả có trách nhiệm chỉnh sửa bài viết về trình bày hoặc làm rõ nội dung theo các yêu cầu của người bình duyệt hay của Hội đồng biên tập (nếu có).

5.1.2. Trách nhiệm của Người bình duyệt

Những người bình duyệt (phản biện) là những chuyên gia, giáo sư có cùng chuyên môn với tác giả và am hiểu về vấn đề mà bài báo quan tâm. Người bình duyệt có trách nhiệm thẩm định, đánh giá một cách trung thực, khách quan về bài báo gửi đăng và gửi báo cáo cho Tổng biên tập. Người bình duyệt có thể đề nghị Tổng biên tập chấp nhận hay từ chối đăng bài báo.

5.1.3. Trách nhiệm của Thư ký Hội đồng biên tập

Thư ký Hội đồng biên tập là người giúp việc cho Hội đồng biên tập. Thư ký Hội đồng biên tập có trách nhiệm nhận bài trực tiếp từ tác giả, nhận các báo cáo của người bình duyệt. Thực hiện chức năng liên lạc giữa tác giả, người bình duyệt, Hội đồng biên tập và Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập được ủy quyền).

5.1.4. Trách nhiệm của Hội đồng biên tập

Hội đồng biên tập là đại diện được ủy quyền của Tổng biên tập. Hội đồng biên tập có trách nhiệm tiếp nhận bài báo. Đánh giá sơ bộ xem bài báo và quyết định bài báo có xứng đáng được gửi đi để bình duyệt hay không. Nếu thấy không xứng đáng, Hội đồng biên tập có trách nhiệm báo cho tác giả bài báo không được bình duyệt. Nếu thấy bài báo có giá trị và cần được bình duyệt, Hội đồng biên tập có trách nhiệm gửi bài cho người bình duyệt.

Sau khi được người bình duyệt thẩm định và báo cáo kết quả, trên cơ sở kết quả thẩm định của người bình duyệt, Hội đồng biên tập chịu trách nhiệm thẩm định lần cuối và trình Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập được ủy quyền) quyết định duyệt đăng bài báo của tác giả hoặc từ chối đăng bài báo.

Sau khi bài báo đã được Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập được ủy quyền) duyệt cho đăng, Hội đồng biên tập có trách nhiệm biên tập bài báo trên tạp chí, tập san. Hội đồng biên tập chịu trách nhiệm thực hiện các công tác chuẩn bị để ký kết, nghiệm thu hợp đồng in và phát hành tạp chí, tập san.

5.1.5. Trách nhiệm của Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập được ủy quyền)

Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập được ủy quyền) là người chịu trách nhiệm về nội dung của tạp chí, tập san. Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập được ủy quyền) có trách nhiệm chỉ đạo Hội đồng biên tập thực hiện công tác quản lý, phát hành tạp chí, tập san chuyên ngành theo đúng quy định của pháp luật. Tuân thủ nghiêm chỉnh mục đích, tôn chỉ hoạt động của tạp chí, tập san chuyên ngành đã được đăng ký với cơ quan chức năng.

Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập được ủy quyền) là người ký kết, nghiệm thu hợp đồng in và cho phát hành tạp chí, tập san.

5.2. Tiếp nhận, bình duyệt và biên tập, phát hành bài báo khoa học

5.2.1. Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải

Ban biên tập có văn phòng tại Phòng Khoa học - Công nghệ, Trường Đại học Hàng Hải có trách nhiệm tiếp nhận bài báo của các tác giả gửi đăng. Mỗi năm, tạp chí xuất bản 4 kỳ. Thời hạn cụ thể của các bài báo gửi đăng tại mỗi kỳ tạp chí như sau:

- Kỳ thứ nhất (số chào mừng Tết Âm lịch): hạn nộp bài đầu tháng 1 hàng năm hoặc cách Tết Âm lịch 45 ngày (tùy giá trị thời gian nào dài hơn).

- Kỳ thứ hai (số chào mừng ngày thành lập trường 01 tháng 04): hạn nộp bài vào trước ngày 28 tháng 2 hàng năm.

- Kỳ thứ ba (số chào mừng năm học mới): hạn nộp bài trước ngày 01 tháng 8 hàng năm.

- Kỳ thứ tư (số chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20 tháng 11): hạn nộp bài trước 10 tháng 10 hàng năm.

Các bài báo gửi đăng phải tuân thủ đúng quy cách của một bài báo khoa học theo quy định của Tạp chí. Gửi đúng hạn theo đường thư điện tử dưới 02 định dạng: MS Word và bản scan có ký tên của tác giả.

Sau khi tiếp nhận bài báo của tác giả, Ban biên tập sẽ xem xét và sơ duyệt bài báo để gửi đến người bình duyệt. Những bài chưa đủ điều kiện được bình duyệt, Hội đồng biên tập sẽ gửi thông báo cho tác giả.

Sau 07 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu bình duyệt bài báo. Những người được yêu cầu bình duyệt sẽ gửi báo cáo lại Hội đồng biên tập.

Hội đồng biên tập sẽ thẩm định lần cuối và trình Tổng biên tập (Phó Tổng biên tập phụ trách) quyết định duyệt đăng bài báo của tác giả hoặc từ chối đăng bài báo. Bài báo sẽ được biên tập trên Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải và xuất bản trong số Tạp chí gần nhất.

Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải sau khi xuất bản phải nộp lưu chiểu theo qui định của pháp luật.

5.2.2. Tạp chí, tập san khoa học, kỷ yếu chuyên ngành khác

Các tạp chí, tập san khoa học chuyên ngành của các đơn vị, các tập thể trong Trường Đại học Hàng hải do các đơn vị tự thu thập bài viết, tự in, tự phát hành và tự chịu trách nhiệm về nội dung bài viết. Các thể lệ về thu thập bài viết, bình duyệt biên tập và phát hành do các đơn vị tự đặt ra. Tuy nhiên, các qui định này phải càng gần với các qui định của Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải càng tốt.

Đối với các bài báo khoa học tham dự phát biểu tại các hội nghị, hội thảo do Trường tổ chức, để được in trong Kỷ yếu của các hội nghị, hội thảo các bài báo này phải tuân thủ các qui định sau đây:

- Phải có phiếu đăng ký phát biểu tại hội nghị, hội thảo, tên bài phát biểu, bản tóm tắt nội dung bài viết, địa chỉ liên lạc và nộp về Phòng Khoa học - Công nghệ đúng thời gian qui định.

- Các bài báo phải tuân thủ đúng quy cách của một bài báo khoa học theo quy định của hội nghị, hội thảo. Gửi đúng hạn theo đường thư điện tử dưới 02 định dạng: MS Word và bản scan có ký tên của tác giả về Phòng Khoa học - Công nghệ.

5.3 Hình thức trình bày

Một bài báo khoa học phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung sau:

 - Tên bài viết

Tên bài viết (tiếng Việt và tiếng Anh) thường từ 10 đến 15 từ, phản ánh nội dung chính của bài viết. Tên bài viết nhằm đề cập thẳng vấn đề muốn giải quyết.

- Tên tác giả   

Sau tên bài viết là tên tác giả (có ghi rõ chức danh, học hàm, học vị, nơi làm việc).

- Tóm tắt bài viết (Abstract)

Tóm tắt bài viết (tiếng Việt và tiếng Anh) nhằm mục đích giúp độc giả nhận biết bài viết có phù hợp với chủ đề mà họ đang quan tâm không. Phần này tóm tắt ngắn gọn (từ 100 đến 200 từ) gồm mục đích của bài viết, dữ liệu trình bày và kết luận chính của tác giả.

Sau phần tóm tắt, tác giả cần đưa ra 5 - 6 từ khoá (keywords) của bài viết theo thứ tự alphabet.

- Mở đầu

Trong phần này, tác giả bài viết xác định chủ đề nghiên cứu, phác thảo mục tiêu nghiên cứu và cung cấp cho độc giả đầy đủ cơ sở khoa học để hiểu biết phần còn lại của bài viết. Tóm tắt tình hình nghiên cứu trong nước và thế giới, tính thời sự của vấn đề, đặt vấn đề. Cần chú ý giới hạn những kiến thức cơ sở này trong các thử nghiệm của tác giả. Mục này cần đề cập đến những vấn đề sau:

(1) Lý do thực hiện nghiên cứu này? (xuất phát từ hiện tượng tự nhiên hay các tư liệu đã có trước), (2) Những kiến thức nào đã có trước về chủ đề này? (tổng kết tư liệu, quá trình phát triển ý tưởng trước đó của các tác giả khác, những khẳng định, mâu thuẫn, và khác biệt giữa các tài liệu đã có về chủ đề này), (3) Mục đích chính của nghiên cứu là gì?

- Giải quyết vấn đề

 Tác giả bài viết trình bày phương pháp nghiên cứu, phương tiện nghiên cứu, nội dung nghiên cứu thực hiện. Các dữ liệu trình bày theo mô hình, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ. Mục này yêu cầu tác giả bài viết cung cấp vừa đủ chi tiết để người đọc hiểu được những thử nghiệm nghiên cứu, thông qua việc trả lời những câu hỏi sau: (1) Dữ liệu nào đã sử dụng? (2) Chúng được sử dụng như thế nào? (3) Địa điểm và thời gian hoàn thành thử nghiệm?, v.v...

- Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Nêu rõ các kết quả đạt được của bài báo, các giải pháp và các kiến nghị đề xuất, mối liên hệ giữa kết quả nghiên cứu của tác giả với những phát hiện khác trong các công trình nghiên cứu trước đó. Người viết cũng có thể đề xuất hoặc đưa ra khuyến nghị chính sách từ kết quả nghiên cứu.

- Kết luận: Nêu lên những kết luận về những nội dung chính của công trình khoa học.

- Tài liệu tham khảo

Liệt kê tất cả tài liệu đã trích dẫn trong bài viết. trình bày theo thứ tự alphabet, bao gồm tên tác giả, tác phẩm, năm tháng, nơi xuất bản v.v...

Ngoài ra, bài báo gửi đăng phải tuân thủ các yêu cầu về trình bày theo đúng yêu cầu của tạp chí, tập san. Đối với Tạp chí Khoa học Công nghệ Hàng hải yêu cầu phải trình bày như sau:

Bài gửi đăng trên Tạp chí phải đánh máy vi tính theo font Unicode (Arial), cỡ chữ 10, in 1 bản gốc dài không quá 4 trang (khổ giấy A4 21 x 29,7cm; Lề trái: 3cm; Phải:2,5cm; Trên:2,7cm; Dưới: 3,3cm) kèm 1 file bài viết hoặc gửi qua Email.

+ Tên bài báo viết bằng tiếng Việt và tiếng Anh (font in hoa, đậm cỡ chữ 12);

+ Họ và tên tác giả (font in hoa, đậm cỡ chữ 10);

+ Tên đơn vị (font in thường, đậm, nghiêng cỡ chữ 10);

+ Tóm tắt nội dung bài báo bằng tiếng Việt và tiếng Anh (font in thường, nghiêng cỡ chữ 10);

+ Công thức được viết theo Equation Editor, viết rõ theo kí hiệu thông dụng và đánh số thứ tự công thức về phía bên phải.

+ Hình và ảnh minh họa là hình ảnh đen trắng rõ nét và cần được chú thích đầy đủ (font in thường, đậm, nghiêng cỡ chữ 9);

+ Danh mục tài liệu tham khảo được đặt ngay sau phần kết luận của bài báo được ghi theo trình tự: thứ tự tài liệu trong [ ]; Với tài liệu tham khảo là sách thì tên tác giả chữ thường, tên sách chữ nghiêng, nhà xuất bản, năm xuất bản; Với tài liệu tham khảo là Tạp chí thì tên tác giả chữ thường, tên bài chữ nghiêng, tên tạp chí, số tạp chí, năm xuất bản.

+ Bản thảo trên file không đánh số trang.

5.4. Lưu trữ và bảo quản

5.4.1.   Để lưu trữ một cách khoa học các bài báo khoa học, đảm bảo thuận tiện khi lưu trữ, sử dụng và tránh nhầm lẫn, mất mát hoặc hư hỏng do tác động của môi trường, tài liệu hoạt động báo chí chuyên ngành được lưu giữ bằng 02 hình thức: lưu giữ bằng văn bản cuốn tạp chí, tập san chuyên ngành và  bằng file trong máy tính của Phòng Khoa học - Công nghệ. Các loại tài liệu, hồ sơ lưu giữ đều được đánh mã số theo đúng mã số của quy trình.

5.4.2. Việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ chất lượng, hình thức trình bày, phương pháp lưu, thời gian lưu, quyền hạn sử dụng hoặc hình thức huỷ được qui định trong Mục 6: Hồ sơ chất lượng của mỗi qui trình.

5.5. Sử dụng

Chỉ những người có trách nhiệm xử lý những công việc liên quan mới được phép sử dụng các hồ sơ quản lý tạp chí, tập san khoa học chuyên ngành (Trưởng phòng, Phó trưởng phòng KHCN, chuyên viên trực tiếp phụ trách). Sau khi dùng, người sử dụng có trách nhiệm báo cho chuyên viên trực tiếp phụ trách biết và trả hồ sơ vào đúng vị trí lưu trữ. Các cá nhân hoặc các đơn vị khác muốn mượn hồ sơ phải được sự đồng ý của lãnh đạo Phòng, chuyên viên trực tiếp phụ trách cho mượn và trả phải ghi vào sổ theo biểu mẫu (BM.07-QT.KHCN.05).

5.6. Kiểm soát hồ sơ hoạt động báo chí chuyên ngành

Cán bộ chuyên trách của Phòng có trách nhiệm lập, bổ sung và lưu danh mục các loại hồ sơ hoạt động báo chí chuyên ngành theo Biểu mẫu (BM.06-QT.KHCN.05).

6. Hồ sơ

Danh mục các hồ sơ hoạt động báo chí chuyên ngành do chuyên viên của Phòng Khoa học – Công nghệ lưu cho đến khi có sửa đổi. Các hồ sơ lưu giữ trong Phòng ngoài một số do Phòng chủ động thực hiện còn có một số hồ sơ khác không đầy đủ và thường xuyên tuỳ theo yêu cầu Nhà trường mà lưu giữ, mã số và danh mục hồ sơ hoạt động báo chí chuyên ngành cụ thể như sau:

7. Phụ lục