1. Mục đích

Thống nhất việc quản lý hồ sơ sinh viên hệ Đại học, liên thông, Cao đẳng trong toàn Trường.

2. Phạm vi

Quy trình này áp dụng cho việc Quản lý hồ sơ Sinh viên hệ Đại học, liên thông, Cao đẳng trong toàn Trường.

3. Tài liệu liên quan

- Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDDT ngày 12/10/2007 của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành Quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.

4. Định nghĩa

4. 1 Định nghĩa

- Quy trình quản lý hồ sơ sinh viên là quy trình quy định trình tự các bước tiến hành việc quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên hệ đại học, cao đẳng trong toàn trường.

-   Tiếp nhận hồ sơ sinh viên: Là việc nhận hồ sơ từ thí sinh trúng tuyển nhập học tại trường trong ngày tiếp sinh hoặc hồ sơ trúng tuyển của Viện Đào tạo Quôc tế.

-   Phân loại hồ sơ: Là việc phân loại hồ sơ sinh viên theo lớp, khóa học, đánh số thứ tự hồ sơ tương ứng với số thứ tự sinh viên trong danh sách trúng tuyển.

-   Xếp hồ sơ lên giá: Là việc sắp xếp hồ sơ theo danh sách đã lập theo BM.01.QT.CTSV.03 và xếp từ trái qua phải, từ dưới lên trên.

4. 2 Giải thích từ ngữ

-   CTSV: Công tác sinh viên

5. Nội dung

         Các bước tiếp nhận hồ sơ

Bước 1: Nhận danh sách thí sinh trúng tuyển từ phòng Đào tạo (hoặc nhận bàn giao hồ sơ từ Viện Đào tạo Quốc tế) bao gồm các loại giấy tờ sau:

-       Giấy triệu tập bản chính

-       Hồ sơ trúng tuyển bản chính

-       Lý lịch Học sinh, Sinh viên (Theo mẫu của Bộ GD&ĐT)

-       Giấy khai sinh bản sao công chứng

-       Học bạ bản sao công chứng

-       Bằng tốt nghiệp bản sao công chứng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp bản chính

-       02 ảnh 4 x 6 nền xanh có ghi các thông tin sau ảnh cho vào phong bì

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ sinh viên và phân loại hồ sơ theo lớp, khóa học; lập danh sách theo BM.01.QT.CTSV.03, sắp xếp hồ sơ lên giá và lưu hồ sơ.

6. Lưu hồ sơ

7.    Phụ lục