Quy trình quản lý sinh viên nội trú

1. Mục đích

   - Hướng dẫn thủ tục, nội dung, trình tự các bước sinh viên nội trú theo quy chế công tác sinh viên, để các đơn vị, cá nhân có liên quan dễ dàng thực hiện; các cấp quản lý có thẩm quyền có cơ sở kiểm tra, điều hành và chỉ đạo.

2. Phạm vi

   - Quy trình áp dụng đối với Sinh viên hệ Đại học, Cao đẳng chính quy thuộc Khu nội trú Quán Nam trường Đại học Hàng hải Việt Nam theo Quy chế công tác sinh viên.

3. Tài liệu liên quan

- Quyết định số 2624/QĐ-TC ngày 07/07/1976 của Bộ Giao thông Vận tải qui định nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Hàng hải.

- Quyết định số 50/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 29/08/2007 của Bộ  Giáo dục & Đào tạo.

- Quyết định số 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13 tháng 8 năm 2007 của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành Quy chế học sinh, sinh viên các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy.

- Quyết định số 2054/QĐ-ĐHHHVN-CTSV ngày 03/09/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Hàng hải Việt Nam về ban hành Quy chế Công tác sinh viên.

4. Giải thích từ ngữ

-  CTSV : Phòng Công tác sinh viên

- BAN QLKNT :        Ban Quản lý Khu nội trú

- KTX :                    Ký túc xá

- QT  :                     Quy trình

- SV :                      Sinh viên

5. Nội dung

5.1. Điều kiện ở nội trú:

a. Các đối tượng được xét nội trú:

- Sinh viên ngành đi biển thuộc các khoa: Hàng hải, Máy tàu biển, Điện tự động tàu biển, bắt buộc phải ở 02 năm nội trú.

- Sinh viên diện chính sách.

- Sinh viên thuộc các khoa khác thuộc trường ĐH Hàng hải Việt nam.

b. Sơ đồ thực hiện:

5.2. Thủ tục đăng ký ở nội trú :

5.2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị:

a. Đối với sinh viên mới vào ở nội trú lần đầu:

- Giấy cắt chuyển hộ khẩu (Phiếu báo thay đổi nhân khẩu).

- Đơn xin ở nội trú  đối với sinh viên không bắt buộc. BM.01-QT.CTSV.02

- Phiếu nhập học đối với sinh viên bắt buộc.

- Lệ phí nội trú và các khoản khác(nếu có)

b. Đối với sinh viên khác thuộc các khóa trước vào ở nội trú:

- Đơn xin ở nội trú + Thẻ sinh viên photo.

- Lệ phí nội trú và  các khoản khác.

2. Quy trình đón tiếp sinh viên làm thủ tục ở nội trú.

- Sinh viên xuất trình phiếu nhập học, giấy chứng nhận sinh viên thuộc diện chính sách để xét ở nội trú. Các đối tượng khác nộp đơn xin ở nội trú tùy theo nhà ở hiện có của Nhà trường.

-  BQL xem xét phát tờ đơn xin ở nội trú và Hồ sơ sinh viên nội trú cho từng sinh viên kê khai và dán 02 ảnh (3x4) theo BM.01-QT.CTSV.02 và BM.02-QT.CTSV.02, cán bộ quản lý viết hóa đơn thu lệ phí ở nội trú (nếu có), xếp phòng theo sơ đồ bố trí nhà ở và bàn giao tài sản phòng ở cho sinh viên theo BM.03-QT.CTSV.02; BM.04-QT.CTSV.02; BM.05-QT.CTSV.02.

3. Sinh viên ra khỏi nội trú cần phải làm các thủ tục :

Hồ sơ gồm có:

- Đơn xin ra khỏi nội trú  theo BM.06-QT.CTSV.02

- Biên bản bồi thường tài sản khu nội trú (nếu có) theo BM.07-QT.CTSV.02.

- Biên bản nhận lại tài sản theo BM.08-QT.CTSV.02

5.3 Công tác khen thưởng, kỷ luật sinh viên

Quy trình khen thưởng và xử lý kỷ luật sinh viên thực hiện theo Quy trình:

- Quy trình lao động giảm điểm phạt cho sinh viên: QT.CTSV.05;

- Quy trình xét kỷ luật sinh viên:QT.CTSV.08;

- Quy trình cấp học bổng tài trợ cho sinh viên: QT.CTSV.09;

- Quy trình cấp học bổng khuyến khích học tập cho sinh viên QT.CTSV.10.

5.4. Quy trình báo cáo

Căn cứ vào công tác quản lý sinh viên trong khu nội trú

1. Ban quản lý khu Nội trú lập báo cáo định kỳ tháng, báo cáo năm lên Phòng CTSV theo biểu mẫu: BM.02 - QT.CTSV.05; BM.04-QT.CTSV.05.

2. Trong trường hợp đặc biệt BQL sẽ kết hợp với Khoa, Phòng CTSV báo cáo Ban Giám hiệu.

6. Lưu hồ sơ

7.    Phụ lục